Die Einführung einer effizienten Inventarverwaltung ist keine Kleinigkeit. Vielfältige organisatorische Aspekte müssen bedacht werden. Hier eine kleine Auswahl.
Wer ist zuständig?
Unabdingbar für eine effiziente Inventarverwaltung ist die Festlegung der Zuständigkeiten. Wer sollte „den Hut auf haben“?
Eine klare Antwort aus der Praxis: Inventare sollten „so nah wie möglich an der Front“ verwaltet werden. Hier besteht der beste Überblick über Zu- und Abgänge sowie Standortänderungen. Häufig ist die Festlegung eine Sache des Ermessens: Beispielsweise überlegen wir uns im kommunalen Umfeld, ob das Inventarverzeichnis der Schulen in den Schulen selbst oder im Schulverwaltungsamt geführt wird.
Wichtig ist die Motivation der Verwaltungseinheiten. Nur wenn dort ein konkreter Nutzen entsteht, kann man eine vollständige und konsequente Inventarführung erwarten. Eine gute Software bietet vielfältige Möglichkeiten, um den Verwaltungseinheiten „die Sache schmackhaft“ zu machen.
Das Inventaretikett
Durch das Etikett bekommt der einzelne Inventargegenstand seine Identität. So wissen wir genau, um welchen Gegenstand es sich handelt. Ist das wichtig? Meistens ja.
| ja | Schauen Sie einmal Ihren PC an. Der IT-Bereich Ihres Hauses legt Wert darauf, jeden einzelnen Arbeitsplatz-PC „namentlich zu kennen“. Aus diesem Grunde trägt er ein Etikett mit einer Inventarnummer, die nur einmal vorkommt und genau diesem PC zugeordnet ist. |
| nein | Denken Sie an Ihre Schulzeit zurück. War der Stuhl, auf dem Sie gesessen haben, wirklich ein „Unikat“? In den Sommerferien wurde der Klassenraum gereinigt und die Stühle wurden gegen irgendwelche anderen getauscht. Hauptsache, es waren 28 Stühle im Klassenzimmer. Auf ihre „Identität“ kam es nicht an. |
In vielen Fällen ist es also Ermessenssache, ob ein Gegenstand eine „Identität“ (und damit ein Inventaretikett) benötigt oder nicht.
Zur Identifizierung verwenden wir eine eindeutige Inventarnummer, die aus praktischen Gründen nicht nur im Klartext sondern auch als Barcode auf dem Etikett steht.
Alles andere ist unwichtig. Auf dem Etikett muss beispielsweise nicht stehen, um welchen Typ von PC es geht und in welchem Raum dieser steht. Solche Informationen (und viele weitere) entnehmen wir unserem Inventarverzeichnis. Es ist auch nicht wichtig, lückenlose Inventarnummern zu führen. Sie müssen nur eindeutig sein.
Organisatorisch sollten wir festlegen, welche Inventargegenstände etikettiert werden und welche nicht. Es ist auch ratsam, festzulegen, an welcher Stelle das Inventar-Etikett aufzubringen ist.
Der Inventarstandort
Wo steht der PC mit der Inventarnummer 0001537482? Im Hauptverwaltungsgebäude. Hilft uns diese Information? Unser Hauptverwaltungsgebäude hat 7 Etagen und 250 Räume.
Wir wollen schon etwas genauer wissen, welcher Gegenstand wo seinen „betriebsgewöhnlichen Standort“ hat. Üblicherweise gliedert man die Standorte in Gebäude, Etagen und Räume. Mit Ausnahmen: In der Kindertagesstätte kann beispielsweise die „Regenbogengruppe“ ein Inventarstandort sein. Hier wissen wir auch ohne Etagen- und Raumangabe, wo wir den Bobby Car-Fuhrpark finden.
Grundlage unserer Inventarführung ist ein vollständiges Standortverzeichnis. Dieses bauen wir zu Beginn unseres Inventarisierungsvorhabens auf. Hierfür investieren wir viel Arbeit, die aber unabdingbare Voraussetzung für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur ist.
Der Arbeitsablauf für Inventarbeschaffungen
Die KITA bekommt einen neuen, knallroten Kühlschrank. Und schon kommen Fragen auf:
- Wann bekommt der Kühlschrank sein Inventar-Etikett?
- Wer nimmt den Kühlschrank in das Inventarverzeichnis auf?
- Wann und durch wen wird der Kühlschrank in das Anlagenbuch aufgenommen?
In vielen Organisationen hat sich der folgende Ablauf bewährt:
| Schritt 1 |
Der Kühlschrank wird ausgepackt (vielleicht ist dies die Aufgabe des Hausmeisters) und in diesem Moment mit einem Inventaretikett versehen. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass Etiketten zur Hand sind. Sicher ist es eine gute Idee, an den Stellen, an denen Inventar angeliefert wird, Inventar-Etiketten vorrätig zu halten. |
| Schritt 2 |
Der Kühlschrank hat jetzt sein Etikett (und damit seine Inventarnummer), aber das Inventarverzeichnis kennt ihn noch nicht. Für die Aufnahme wäre Frau Schmitz im Jugendamt zuständig. Oder Frau Müller in der zentralen Inventarstelle – jedenfalls nicht die KITA selbst. Wie erfährt Frau Schmitz-Müller, dass ein Kühlschrank geliefert wurde und unter welcher Inventarnummer dieser zu führen ist? Ein guter Übermittler der Information ist der Lieferschein. Dieser wird „vor Ort“ unterschrieben (Schritt 1), um die ordnungsgemäße Lieferung zu bestätigen. Vielleicht sollte man die Inventarnummer auf dem Lieferschein notieren und diesen zur Inventarstelle geben. Es geht noch besser: Unsere Inventar-Etiketten haben wir in zweifacher Ausfertigung – als Original (für den Kühlschrank) und als Duplikat (zum Aufkleben auf dem Lieferschein). Somit kann Frau Schmitz-Müller den Kühlschrank anhand des Lieferscheins in das Inventarverzeichnis aufnehmen. Sehr gut. |
| Schritt 3 |
Der Kühlschrank muss auch ins Anlagenbuch. Hierfür ist Herr Lehmann im Fachbereich Finanzen zuständig. Allerdings wartet Herr Lehmann zunächst mal ab, bis die Rechnung für den Kühlschrank vorliegt. Wichtig ist, dass im Inventarverzeichnis vermerkt wird, zu welchem Anlagegut der Kühlschrank gehört. Herr Lehmann freut sich. Seine Inventarisierungssoftware verfügt über eine „Live-Schnittstelle“ zu seinem Anlagenbuch. So kann er Doppelerfassung vermeiden und seine Anlagenkarte automatisch aus den von Frau Schmitz-Müller (Schritt 2) erfassten Daten füllen. Der Rest ist Kontrolle und Knopfdruck. |
Der Arbeitsablauf für Inventarabgänge
Nichts lebt ewig – auch der Kühlschrank in der KITA nicht. Hat er ausgedient, so wird er fachgerecht entsorgt. Hiervon sollte auch Frau Schmitz-Müller in der Inventarisierungsstelle erfahren.
Inventarabgänge müssen organisiert werden – in vielen Organisationen ein ungelöstes Problem. Mit der Einführung einer Inventarverwaltung sollte man daher auch über das Thema „Abgangsverfügung“ nachdenken. Anhand dieser kann Frau Schmitz-Müller den Eintrag im Inventarverzeichnis als „abgegangen“ kennzeichnen.
Das wäre schon gut – denn dann wüssten wir, wer den Abgang des Kühlschranks veranlasst hat und was der Grund hierfür war.
Herr Lehmann vom Fachbereich Finanzen muss den Abgang des Kühlschranks in seinem Anlagenbuch ebenfalls buchen. Schön wäre es, wenn Frau Schmitz-Müller ihm hierfür monatlich eine Veränderungsliste zur Verfügung stellen könnte. Gute Inventarverwaltungssysteme liefern diese auf Knopfdruck.
Alles inventarisieren?
Kein vernünftiger Mensch wird die Büroklammern inventarisieren. Aber wie sieht es mit den Computer-Mäusen, den Schreibtischlampen, den Bildern an der Wand, den Laptops, den Möbeln und den Fahrzeugen aus? Und wie ist das mit geleasten oder auf sonstige Weise im Fremdeigentum stehenden Gegenständen?
Klare Antwort: Es kommt darauf an. Und zwar darauf, was wir inventarisieren wollen. Das müssen wir zu Beginn unseres Inventarisierungsvorhabens festlegen.
Wenig hilfreich sind in der Praxis Festlegungen wie „Wir inventarisieren alles, was über 150 EUR gekostet hat“. Soll es bezüglich der Inventaraufnahme wirklich einen Unterschied machen, ob wir ein Flipchart heute für 155 EUR und ein anderes morgen für 145 EUR kaufen? Und wie sieht man dem (unetikettierten) Flipchart an, ob die Inventarisierung vergessen wurde oder ob es unter der Wertgrenze liegt?
Besser ist es also, wenn wir festlegen, dass Flipcharts grundsätzlich inventarisiert werden sollen (oder eben grundsätzlich nicht) und auch die anderen zu inventarisierenden Gegenstände explizit benennen.