Kai bietet unbeschränkte Möglichkeiten der Inventarbeschreibung und der Inventarrecherche.
Kai nimmt sowohl die kaufmännischen wie auch die technischen Informationen auf.
Das Kai-Anwendungshandbuch beschreibt auf mehr als 400 Seiten alle Funktionen in anschaulicher und nachvollziehbarer Weise. Hier ein Überblick über die wichtigsten Aspekte.
Inventarnummer und Fremdschlüssel
Die in Kai geführten Inventargüter können wahlweise über eine Kai-interne Inventarnummer oder einen Fremdschlüssel (z.B. eine Serien- oder Artikelnummer) aufgefunden werden.
Inventaretiketten
Inventar-Etiketten in Bogenform können aus Kai heraus gedruckt werden. Kai unterscheidet zwischen Standard-Etiketten, die die Inventarnummer als Barcode enthalten und beschreibenden Etiketten, auf denen beliebige Informationen des Inventargegenstands dargestellt werden können.
Auch der Nachdruck von Etiketten ist problemlos möglich.
Datenfelder des Inventarstammsatzes, Freifelder und Formeln
Neben den standardmäßig geführten Datenfeldern (Inventarnummer, Fremdschlüssel, Inventarbezeichnung, Inventartyp, Standort, …) bietet Kai die Möglichkeit, entsprechend den eigenen Erfordernissen nahezu beliebige Informationen als Daten- und Suchfelder einzurichten.
Zum Beispiel:
- Zuständigkeit,
- Anschaffungswert,
- Garantie- und Wartungsfristen,
- technische Eigenschaften
Derartige „Freifelder“ können mit Formatierungen, Wertetabellen und Plausibilitätsprüfungen unterlegt werden. Mit Hilfe von Formeln können komplexe Informationsbeziehungen und Konsistenzbedingungen dargestellt werden.
Die Inventarhistorie
Alle Veränderungen des Inventarstammsatzes werden in einer Inventarhistorie aufgezeichnet. Damit ist jederzeit ein lückenloser Veränderungsnachweis gewährleistet.
Werkzeuge für die tägliche Inventarverwaltung
Kai wird nicht zuletzt wegen seiner einfachen, intuitiven Handhabung allgemein geschätzt. Massenerfassungs-, Kopier- und Suchfunktionen gehören zum selbstverständlichen Funktionsumfang. Kai-Benutzer loben darüber hinaus die Sammeländerungs- sowie die Export- und Importfunktionen von Kai.
Revisionssichere Inventur mit Kai
Eine besondere Stärke von Kai ist die revisionssichere Durchführung von Inventuren.
Alle Phasen der Inventur
- die Inventurvorbereitung und Planung
- die Standortbegehung mit Scanner und Laptop oder mobilem Erfassungsgerät
- die Bearbeitung der festgestellten Inventurdifferenzen
werden durch die Inventurfunktionen von Kai in vorbildlicher Weise unterstützt. Der lückenlose Nachweis der Inventuraufnahme und der Inventurnachbearbeitung ist ein selbstverständliches Leistungsmerkmal der Software.
Die Kai-Schnittstelle zum Anlagenbuch
Kai stellt sich als eine wichtige Ergänzung zum bilanziellen Vermögensbuch dar:
- Kai bietet einen Direktzugriff auf das kaufmännische Anlagenbuch.
- Die in Kai geführten Inventargegenstände sind mit dem Anlagennachweis verknüpft.
- Kai führt den Einzelnachweis für Festwerte, Gruppenwerte und GWGs.
Durch optimierte Prozessabläufe wird die Arbeit des Anlagenbuchhalters wesentlich erleichtert.
Einsatzfähigkeit in großen Organisationen
Als sogenannte Client-Server-Lösung kann Kai von vielen Anwendern gleichzeitig genutzt werden. Alle Daten werden in einer zentralen Datenbank geführt. Die Mandantenfähigkeit von Kai ermöglicht es ferner, Inventargüter unterschiedlicher Organisationen in einer gemeinsamen Installation (zum Beispiel in einem Rechenzentrum) zu führen.
Durch Einrichtung von Buchungskreisen werden die organisatorischen Zuständigkeiten in adäquater Weise abgebildet. Das Stammdatenwerk von Kai kann entsprechend den jeweiligen Erfordernissen für jeden einzelnen Buchungskreis oder übergreifend eingerichtet werden.
Selbstverständlich können den Benutzern ihre Zugriffsrechte aufgabenentsprechend zugewiesen werden.