Kai kann alles inventarisieren®
Inventarisierung ist mehr als „rumlaufen und piepsen“. Und es geht um viel mehr als um Scanner und Barcodes. Schon in einer mittelgroßen Verwaltung geht es um viele tausend Gegenstände des mobilen Vermögens. Hier gilt es, den Überblick zu bewahren:
- Was gehört uns?
- Alles noch da?
- Wo steht was?
- Was kann weg?
- Was brauchen wir neu?
Kurz gesagt: Es geht um das Inventarmanagement.
Die optimale Hard- und Software ist hierbei Mittel zum Zweck.
Warum inventarisieren wir überhaupt? Müssen wir wirklich wissen, was wir haben? Interessiert uns, was abhanden gekommen ist? Ist es wichtig, dass wir richtig ausgestattet sind? Oder wäre es vielleicht besser, im Bedarfsfall einfach neu zu beschaffen?
Wir organisieren unsere Inventarverwaltung. Wir legen fest, was passieren soll, wenn die KITA einen Kühlschrank beschafft. Inventaretiketten sind wichtig! Aber warum eigentlich? Und zu welchem Zeitpunkt soll das Etikett auf den Gegenstand kommen? Tausend Fragen – tausend Antworten aus der Praxis.
Inventarverwaltung gut & richtig
Die Inventur ist die Probe aufs Exempel. Turnusmäßig (jährlich, alle drei Jahre, alle fünf Jahre oder niemals …) prüfen wir, ob alle Gegenstände vorhanden, in gutem Zustand und am richtigen Platz sind. Die Inventur bedarf der fachgerechten Planung, Durchführung und Nachbearbeitung.
Unser tagtägliches Geschäft: Zugänge, Änderungen und Abgänge von Inventargegenständen. Dafür braucht man nicht viel: Etiketten natürlich – und vielleicht einen Scanner. Bei der Inventur hingegen sind wir unterwegs – mit Papier und Bleistift oder aber mit einer zeitgemäßen Ausrüstung.
Jetzt geht’s um die Buchhaltung und die Bilanz. Hier steht links (auf der “Aktivseite”) der Wert des Anlagevermögens. Der Buchhalter zeichnet für jeden Vermögensgegenstand die Anschaffungskosten, die Zu- und Abgänge und die Abschreibungen auf. Wie hängt dieser kaufmännische Vermögensnachweis mit unserem Inventarverzeichnis zusammen?
Für Ihr Inventarisierungsvorhaben wünschen wir Ihnen besten Erfolg.
Ihr Kai-Team
